○玉川村文書取扱規程
平成13年3月27日
規程第2号
(目的)
第1条 この規程は、文書の取扱いについて必要な事項を定め、行政事務の適正、かつ、迅速な処理を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において、「文書」とは、村が管理するすべての文書をいう。
(総務課の職責)
第3条 総務課は、文書管理主管課として文書事務全体に関する運営、指導及び調整等を行うものとする。
(各課の職責)
第4条 課長は、当該課における文書事務の一切の責任を負う。
(文書取扱主任)
第5条 各課には、課長の文書事務を補佐する者として文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、各課長が指名した者をもって充てる。
3 文書取扱主任は、次の各号に掲げる事務を処理する。
(1) 課内の文書事務についての指導及び調整
(2) 文書の整理、保管、移し換え、保存及び廃棄に関する作業の指揮
(文書の受領及び配付)
第6条 村に到達した文書は、総務課において受領する。ただし、各課に直接到達したものは、当該課において受領し、収受することができる。
2 受領した文書の配付は、次の各号に定めるところによる。
(1) 文書は、配付先の明確な文書は閉封のまま、不明確な文書にあってはこれを開封し、主務課を確認したうえで、総務課を通じて各課に配付する。
(3) 特殊文書のうち、名あて人の明示のない役場あてに到達したものについては、開封して配付先を確認してから前号の手続きにより処理する。
3 勤務時間外に到達した文書は、当直者を経て総務課が受領する。ただし、電報や速達その他至急を要する文書は、関係者に連絡して指示を受けなければならない。
4 料金の未納又は不足の文書については、総務課長が必要と認めたものに限りその料金を支払い、受け取ることができる。
5 複数の課に関係のある文書は、最も関係の深い課に配付する。この場合において、その主管について意見を異にするときは、総務課長により主務課を決定する。
6 官報及び県報は、総務課で管理及び保存を行う。この場合において、村に関係した記事その他重要なものが掲載されているときは、村長及び副村長の閲覧に供するものとする。
7 配付を受けた文書のうち、その主管に属さないものがあるときは、直接他の課に転送せず、その旨を述べて、総務課に返付しなければならない。
8 第1項に規定する文書以外の村に到達した物品は、総務課において受領し主務課を確認したうえで、各課に配付する。
(文書の収受)
第7条 文書の配付を受けた(主務課に直接到達した場合を含む。)各課は、当該文書を点検の上、収受しなければならない文書については、その余白に収受日付印を押印しなければならない。
2 審査請求書、訴願その他収受の日時が権利の得喪又は変更に関係ある文書と認められるものは、収受日付印の下に収受時間を明記し、かつ、取扱者の認印を押印し、その封皮を添付しなければならない。
3 通達、照会等の文書で通知、回答等を要するものその他文書の内容が重要なものについては、総務課長に回付し、村長及び副村長の閲覧を経た後返付を受け、文書収発簿(様式第3号)に必要事項及び回答の処理経過を記入しなければならない。この場合において、同一事件については、同一の収発番号を使用するものとする。
(文書の記号及び番号)
第8条 文書には、記号及び番号をつけなければならない。
2 文書の記号は、主務課名の略字とし、会計年度に相当する数字の次に用い、秘密に属するものは、文書の記号の次に「秘」の文字を加えるものとする。
3 文書の番号は、年度を通じて一連番号とし、当該文書が完結するまで同一番号とする。ただし、庁内限りの文書及び軽易な文書については「号外」として処理することができる。
4 年度に相当する数字及び文書の番号には、「十、百、千」の文字は用いないものとする。
(文書の処理)
第9条 文書の処理は、次の各号に定めるところによらなければならない。
(1) 重要、異例又は疑義に属する事項にかかる文書は、あらじめ村長の指示を受けて処理すること。
(2) 文書の起案は、発議書(様式第4号)により行うこととし、関係書類を添付のうえ、他の課に関係あるものはその課に合議し、副村長を経て村長の決裁を受けたのち処理すること。
(3) 定例又は軽易な事項は、その文書の余白に処分案を記載して決裁を受けること。
(4) 経費を伴うものについては、その支出についても決裁を受けること。
(5) 発送の際、親展、書留、速達等特殊の取扱いを要するものは、文書の余白にその旨を朱書すること。
(6) 誤びゅう、訂正等のため文書を返付し又は付せん返戻せられた文書を再送する場合には、付せん用紙(様式第5号)を用いることができること。
(7) 進達を要する文書で副申を要しないものは、受付日付印を押し、番号を記入のうえ、受付日付印の下に「経由」と記し処理すること。
(9) 軽易な事件で文書の提出を省略し、口頭で申告のあったものは、口頭申告(電話)受理簿(様式第8号)にその要領を記載して処理すること。
(10) 決裁済の文書で交付又は発送を要する文書は、その課で浄書校合のうえ公印を押す等の必要な手続きを了し処理すること。ただし、内部に発する文書、外部に発する文書で権利義務に関係しない簡易なもの及び公印省略で収受した文書の返信をするものは公印を省略することができる。
(発送)
第10条 文書の発送は、主務課において文書収発簿の所定欄に文書番号、発送日等を記入し、決裁文書には、施行年月日等を記入する。
2 郵便により発送する文書は、総務課に回付し次に掲げる手順に従い、総務課において行う。
(1) 発送文書は、主務課においてあて先を記入した封筒に入れ、総務課に回付する。
(2) 発送文書の封筒に切手を貼る場合は、主務課において切手受払簿(様式第13号)に所要事項を記載し切手の払出しを受ける。
3 文書及び物品を使送する場合(電信による発送を含む。)は、主務課において文書収発簿に記載し、主務課において行う。
(文書分類)
第11条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類表に従って分類しなければならない。
(1) 新たな事業等が生じ、既存の文書分類表の細分類項目にないタイトルが必要となった場合
(2) 文書の移し換えや廃棄の際に、簿冊の保存年限等の見直しを行った場合
3 総務課は、前項に規定する文書分類表変更届に基づき変更内容を確認のうえ速やかに文書分類表を変更し、各主務課に提示しなければならない。
(1) 機構改革が行われた、又は新しい事務分掌が設けられたこと等により、既存の分類項目では文書の分類が困難な場合
(2) 各分類項目における文書量が多くなり、文書の検索に不都合が生じた場合
(保存年限)
第12条 文書の既存年限は、特に定めのあるものを除き、次の5種とする。
(1) 第1種 永年保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 簿冊の保存年限は、簿冊中の文書の最長の保存年限を適用する。
3 簿冊の保存年限は、当該簿冊が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。
(常用簿冊)
第13条 主務課長は、年度が更新されても使用頻度が高い簿冊を常用簿冊として指定することができる。
2 常用簿冊に指定することができるものは、次の各号に掲げるものとする。
(1) 通年簿冊
(2) 台帳、名簿等の使用頻度の高い簿冊
(文書の整理)
第14条 文書の整理は、簿冊により行う。
2 新しく簿冊を作成するときは、次の各号に掲げる事項を設定しなければならない。
(1) 作成年度
(2) 完結年度
(3) 文書分類番号
(4) メインタイトル
(5) サブタイトル
(6) 保存年限
(7) 廃棄年度
(8) 常用区分
(9) 所属名
3 前項の規定にかかわらず、常用簿冊の完結年度及び廃棄年度の設定は、簿冊の完結時に行うものとする。
(簿冊の編さん)
第15条 文書の綴り方は、施行月日の順に整理し、最終文書が最下位となるようにする。
2 文書に添付された図面、資料等で当該簿冊に編さんすることが困難なものは、袋若しくは箱に入れ、又は結束して別に整理し、関係簿冊にはその旨記載するものとする。
3 簿冊の厚さは約10センチメートルを限度とし、それを超える場合には適宜分冊する。
(文書目録の添付)
第16条 簿冊に綴じ込まれている文書の正確な把握に資するため、簿冊の最初の頁に文書目録(様式第17号)を添付する。
2 文書目録は、原則として3年保存以上の簿冊に添付するものとする。
3 同一の簿冊に複数の年度(年)の文書が綴られている場合には、文書目録は年度(年)ごとに別葉で作成しなければならない。
4 簿冊に新たな文書が綴られるごとに、当該文書の右上に通し番号を朱書きにより記入し、文書目録に番号及び文書名を追加記入する。
5 簿冊の大きさ、形状等により文書目録を当該簿冊に綴ることができない場合は、文書取扱主任が一括して保管するものとする。
(文書の保管)
第17条 各課は、文書取扱主任のもと、次の各号に掲げる方法により文書の保管を行うものとする。
(1) 担当者は、毎年、総務課の指定する時期に保管簿冊通知書(様式第18号)を作成し、各課の文書取扱主任に提出する。
(2) 各課の文書取扱主任は、保管簿冊通知書と簿冊を照合、確認した上で、保管簿冊通知書を総務課に提出する。
(3) 総務課は、保管簿冊通知書を集約、整理し、全庁が保管する簿冊を示す保管簿冊原簿として保管し、その写しを各課の文書取扱主任に交付する。
(4) 各課の文書取扱主任は、保管簿冊原簿の写しを保管し、課内の簿冊管理に利用する。
2 保管の期間は、原則として保存年限起算日より1年間とする。
3 常用簿冊は、前項の保管期間を延長することができる。
4 常用簿冊を完結させた場合には、保管簿冊通知書作成時に完結年度の登録を行うものとする。
(文書の移し換え)
第18条 各課は、総務課の指示のもと、毎年5月から6月までに移し換え作業を行うものとする。
2 総務課は、各課の移し換え作業が適正に行われたか点検し、問題がある場合には改善の指示をしなければならない。
(文書の保存)
第19条 総務課は、保存書庫の各課への割り当てを行う。
2 各課は、割り当てられた書庫においてそれぞれの簿冊の保存年限に従って保存期間が満了するまで保存を行う。
(保存文書の利用)
第20条 保存簿冊の利用は、次の各号に掲げる事項に従わなければならない。
(1) 持ち出し期間は、原則として1週間以内とする。
(2) 持ち出すときには、文書取扱主任が管理する各課の保存簿冊持出簿(様式第19号)に所要事項を記入する。
(3) 返却するときには、保存簿冊を元の位置に収納した上で保存簿冊持出簿に返却日を記入し、文書取扱主任の確認印を受ける。
2 文書取扱主任は、必要に応じて保存書庫と保存簿冊持出簿を照合、点検しなければならない。
(文書の廃棄)
第21条 各課は、総務課の指示のもと、毎年7月に文書の廃棄を行う。
2 文書の廃棄は、次の各号に定める方法により行うものとする。
(1) 担当者は、保存期間が満了した簿冊で廃棄するものを取りまとめ、文書取扱主任が保管している保管簿冊原簿の写しの廃棄年月日欄に廃棄年月日を朱書きし、文書取扱主任に提出する。
(2) 文書取扱主任は、保管簿冊原簿の写しを総務課に提出し、廃棄対象簿冊を総務課の指定する日に指定された場所に運ぶ。
(3) 総務課は、提出された保管簿冊原簿の写しと廃棄対象簿冊を照合し確認する。
(4) 総務課は、保管簿冊原簿の写しから保管簿冊原簿に廃棄年月日を転記し、保管簿冊原簿の写しを文書取扱主任に返却する。
(5) 総務課は、廃棄年月日を転記した保管簿冊原簿を廃棄簿冊台帳として管理し、文書を廃棄する前に文化財担当課に送付する。
(6) 文化財担当課は、送付された廃棄簿冊台帳の中で歴史的資料があるか確認し、保存が必要と認める文書がある場合は総務課に連絡する。
(8) 総務課は、廃棄簿冊を焼却、裁断等適切な方法で処理の上処分する。
(9) 総務課は、各課の廃棄簿冊と作業結果報告を照合し、廃棄作業が適切に行われたかどうか点検し、問題点がある場合には改善の指示をしなければならない。
附則
この規程は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成19年規程第6号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成26年規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成28年規程第2号)
この規程は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
附則(令和5年規程第2号)
この規程は、公布の日から施行し、令和5年4月1日から適用する。
