この要綱は，別に定めがある場合を除き，玉川村個人情報保護条例(平成13年玉川村条例第19号。以下「条例」という。)の施行に関し，玉川村個人情報保護条例施行規則(平成14年玉川村規則第2号。以下「規則」という。)に定めるもののほか，個人情報の保護に関する事務の取扱いについて，必要な事項を定めるものとする。

第2　個人情報保護の窓口

1　公開窓口の設置

個人情報保護に係る事務を行うため，総合公開窓口(以下「総合窓口」という。)を設置する。

2　総合窓口で行う事務

(1)　個人情報保護に係る相談及び案内に関すること。

(2)　個人情報保護に係る事務についての連絡調整に関すること。

(3)　個人情報を取り扱う事務(以下「個人情報取扱事務」という。)の開始，変更及び廃止の登録の受付に関すること。

(4)　個人情報の目的外利用又は外部提供の報告に関すること。

(5)　実施機関の開示及び訂正(削除を含む。)請求(以下「開示請求等」という。)の受付に関すること。

(6)　実施機関の是正の申出の受付に関すること。

(7)　実施機関の個人情報の開示の実施場所の提供及び立ち会いに関すること。

(8)　実施機関の個人情報の開示請求等の決定に係る審査請求書の受付に関すること。

(9)　実施機関の個人情報の検索資料の整理及び閲覧に関すること。

(10)　実施機関の個人情報の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(11)　運用状況の公表に関すること。

(12)　玉川村個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の事務処理に関すること。

3　所管課で行う事務

(1)　開示請求等に係る個人情報の検索及び特定に関すること。

(2)　開示請求等の形式要件の審査(開示請求等に係る個人情報が記録された公文書の存在及び請求者が本人又は法定代理人であることの有無等の確認)に関すること。

(3)　個人情報の開示請求等の決定及びその通知に関すること。

(4)　村以外のものからの意見聴取及び開示請求等の決定の場合の通知に関すること。

(5)　個人情報の開示請求等に係る実施(開示の決定をした個人情報の総合窓口への搬入及び当該個人情報の写しの作成，送付等を含む。)に関すること。

(6)　個人情報の開示請求等の決定に係る審査請求書の処理に関すること。

(7)　審査請求事案の審査会への諮問に関すること。

(8)　審査請求についての裁決及びその通知に関すること。

第3　個人情報取扱事務の登録

個人情報取扱事務の開始，変更又は廃止の登録に係る事務は，次により行うものとする。

1　個人情報取扱事務の登録の手続

(1)　当該事務を所管する課の長は，個人情報取扱事務登録票を作成して，個人情報取扱事務(登録・廃止・変更)届出書(別記様式第1号)に添えて，総務課長に届け出るものとする。登録に係る事務を廃止し，又は変更するときも，また，同様とする。

(2)　複数の課等に共通する事務については，当該事務をとりまとめる主管課を担当課とする。

(3)　総務課長は，第1号の届出があったときは，事務の登録，抹消及び修正をしなければならない。

2　開始の登録に係る処理

個人情報取扱事務の開始の登録を受け付けた総合窓口は，次の事務を行うものとする。

(1)　個人情報取扱事務登録票(以下「登録票」という。)の内容を確認し，必要に応じて所管課と協議する。

(2)　登録票の内容を記載した個人情報取扱事務台帳(以下「台帳」という。)及び個人情報取扱事務目録(以下「目録」という。)を作成する。なお，目録は少なくとも毎年度1回作成し，閲覧に供するものとする。

3　廃止・変更の届出に係る処理

個人情報取扱事務の廃止又は変更の届出を受けた総合窓口は，次の事務を行うものとする。

(1)　個人情報取扱事務(登録・廃止・変更)届出書(以下「届出書」という。)の内容を確認し，必要に応じて所管課と協議する。

(2)　届出書により内容を修正した台帳及び目録を作成する。なお，目録は総合窓口において閲覧に供するものとする。

第4　本人外収集した場合の本人への通知

本人外収集をした場合の本人への通知は，次のとおりとする。

(1)　所管課は，審査会に諮問しようとするときは，諮問書を総合窓口に提出して行うものとする。

(2)　総合窓口は，審査会から答申があったときは，直ちに答申書を所管課に送付する。

(3)　所管課は，当該答申を最大限に尊重し，当該本人外収集をした旨の通知をするかどうかの判断をする。

第5　目的外利用等の報告

個人情報の目的外利用又は外部提供(以下「目的外利用等」という。)の報告は，次により行うものとする。

1　目的外利用等の報告の手続

(1)　所管課は，個人情報を目的外利用等させたときは，速やかに，個人情報目的外利用等(開始・変更・終了)報告書(別記様式第2号)を総合窓口に提出するものとする。ただし，当該目的外利用等と同種の目的外利用等が経常的に行われるときは，全体を1つの目的外利用等とみなして，その都度の報告は行わないものとする。

(2)　目的外利用等の開始の報告は，当該報告の前に個人情報を目的外利用する又は外部提供を受ける課の開始届が提出されていなければならないものとする。

(3)　所管課は，経常的に目的外利用等する場合において，当該目的外利用等を変更又は終了したときは，目的外利用等の変更又は終了の報告を総合窓口にするものとする。

2　目的外利用等の開始，変更又は終了の報告に係る処理

個人情報の目的外利用等の開始，変更又は終了の報告を受けた総合窓口は，次の事務を行うものとする。

(1)　個人情報目的外利用等(開始・変更・終了)報告書の内容を確認し，必要に応じて，所管課と協議するものとする。

(2)　目的外利用等の報告の事務に係る台帳及び目録に，その旨を記載するものとする。

(3)　目的外利用等の報告を総合窓口において，閲覧に供するものとする。

3　目的外利用等をした場合の本人への通知

本人外収集をした場合の本人への通知は，次のとおりとする。

(1)　所管課は，審査会に諮問しようとするときは，諮問書を総合窓口に提出して行うものとする。

(2)　総合窓口は，審査会から答申があったときは，直ちに答申書を所管課に送付する。

(3)　所管課は，当該答申を最大限に尊重し，当該目的外利用等をした旨の通知をするかどうかの判断をする。

第6　電子計算組織の結合の制限に係る手続

1　個人情報を実施機関以外のものに対して，通信回線による電子計算機その他の情報機器の結合により，提供するときの手続は，次により行うものとする。

(1)　所管課は，審査会に諮問しようとするときは，諮問書を総合窓口に提出して行うものとする。

(2)　審査会が必要と認めるときは，所管課の職員は審査会に出席し，必要な説明等を行うものとする。

(3)　総合窓口は，審査会から答申があったときは，直ちに答申書を所管課に送付する。

(4)　所管課は，当該答申を最大限に尊重し，電子計算組織の結合をするかどうかの判断をする。

2　実施機関は，電子計算組織の結合を行う場合は，第8条第3項の規定に準じて，当該電子計算組織の結合をしようとするものに対して，必要な措置を講ずるよう求めるものとする。

附則(平成28年要綱第2号)抄