○玉川村戸籍電算システムに係るデータ保護管理規則
平成14年12月10日
規則第18号
(趣旨)
第1条 この規則は，玉川村個人情報保護条例(平成13年条例第19号)及び玉川村個人情報保護条例施行規則(平成14年規則第2号)に定めるもののほか，玉川村における戸籍電算システムに係る戸籍情報の保全および保護に関する管理について必要な事項を定め，適正な管理運営を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この規則において次に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。
(1) 戸籍電算化システム データセンターに設置した戸籍サーバと住民税務課及び行政センターに設置した戸籍専用端末装置(以下「端末装置」という。)により戸籍事務，附票事務及び人口動態調査票等の戸籍関連事務(以下「戸籍等事務」という。)を行うシステムをいう。
(2) データ 戸籍電算システムに係る出力帳票，磁気記録及びその他の媒体に記録されているものをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク，磁気テープ，フロッピーディスク等の媒体に記録されているものをいう。
(4) ドキュメント システム設計書，プログラム説明書，操作手引書，コード一覧表その他戸籍電算システム処理に必要な仕様書及び取扱要領等をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍電算システムによる事務処理に当たっては，戸籍事務の効率化を図るとともに，個人情報の保全及び保護に関して必要な措置を講じなければならない。
(戸籍データ保護管理者)
第4条 村長は，戸籍電算システムの適正な運用とデータの保全及び保護について総括的管理を図るため，戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き，本庁にあっては住民税務課長をもって充て，行政センターにあっては須釜行政センター長をもって充てる。
(保護管理者の責務)
第5条 保護管理者は，データの管理状況及び戸籍電算システムの状況を常に把握し，データの的確な保護管理に努めなければならない。
2 保護管理者は，戸籍電算システムについて，火災，地震，盗難その他の事故に備えて必要な保安措置を講じなければならない。万一，事故が発生したときは，直ちに事故の経緯及び被害状況を調査し，村長に報告するとともに速やかに復旧の措置を講じなければならない。
(端末装置取扱責任者)
第6条 保護管理者は，端末装置の適正な管理及びデータの保護管理を行うため，端末装置取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 住民税務課取扱責任者は，住民係長をもって充て，行政センター取扱責任者は，須釜行政センター長をもって充てる。
(データの保護管理)
第7条 保護管理者は，データの漏洩，滅失，破損，紛失その他の事故の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は，戸籍電算システムの処理が可能な端末装置を，来庁者から内容が読み取れない位置及び角度等に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは，電算処理を行う他の業務と連動してはならない。又，これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは，不要となった時点で，速やかに焼却，裁断等復元できない方法によって確実に処分しなければならない。
5 入出力されたデータは，法令等に特別の定めがある場合を除き，外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の保護管理)
第8条 保護管理者は，磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ，且つ，持ち運びできない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに，その使用に関して適正な管理を行わなければならない。
(2) 磁気ディスク等の受払及び管理については，名称，作成期日等必要な事項を台帳その他の文書に記録し，これを保管しなければならない。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは，記録内容を消去したうえで，焼却，裁断等復元できない方法によって確実に処分しなければならない。
(出力帳票等の保護管理)
第9条 保護管理者は，戸籍情報システムから出力された帳票等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管すべき出力帳票等は，施錠ができ，且つ，持ち運びできない保管用具に保管しなければならない。
(2) 保管すべき出力帳票等は，作成期日等必要な事項を台帳その他の文書に記録しなければならない。
(3) 出力された帳票等を破棄する場合は，焼却，裁断等復元できない方法によって確実に処分しなければならない。
(ドキュメント管理)
第10条 保護管理者は，ドキュメントを最新の状態に維持し，適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は，ドキュメントの外部への持ち出し，複写又は廃棄のときは，保護管理者の承認を受けるとともに，外部に情報が流出しないように適正に管理しなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は，戸籍電算システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め，個別に入出力を制御するパスワードを設定し，付与しなければならない。
2 保護管理者は，パスワードの設定，更新，発行，保管等の運用方法を定め，これを適正に管理しなければならない。
3 保護管理者は，パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は，自己のパスワードを他人に漏らし，又は使用させてはならない。
(取扱状況管理)
第12条 保護管理者は，取扱責任者に次の各号を報告させ，常時戸籍電算システムの取扱状況について管理しなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データ取扱状況
(4) 戸籍専用コンピュータの管理状況
(5) その他戸籍電算システムの運用状況
(端末装置の操作)
第13条 端末装置の操作は，取扱職員のみが行わなければならない。
2 端末装置の操作は，戸籍業務，戸籍の附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。
3 取扱職員は，見出しデータ及び戸籍に関するデータを戸籍業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフトウェア等の保管)
第14条 保護管理者は，データの適正な管理を図るため，別表のとおり戸籍電算システムに係る機器及びソフトウェア等を管理しなければならない。
(戸籍電算システム研修等)
第15条 取扱責任者は，データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため，取扱職員に対し，年1回以上の教育，訓練計画を策定し，保護管理者の承認を得た後これを実施しなければならない。
(会議)
第16条 保護管理者は，データの適正な管理及び保護に関する事項を調査審議するため，戸籍データ保護審議会(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は，保護管理者が必要に応じて，データ保護に係る事務について審議する。
3 会議は，保護管理者，取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は，住民税務課住民係において処理する。
附則
この規則は，「戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律」(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務コンピュータ化について法務大臣の指定を受けた日より施行する。
附則(平成17年規則第7号)
この規則は，平成17年4月1日から施行する。
附則(平成18年規則第1号)
この規則は，公布の日から施行し，平成17年4月1日から適用する。
附則(平成26年規則第3号)抄
1 この規則は，平成26年4月1日から施行する。
附則(令和3年規則第6号)抄
1 この規則は，公布の日から施行し，令和3年4月1日から適用する。
附則(令和3年規則第16号)
この規則は，公布の日から施行し，令和3年4月1日から適用する。ただし，第4条及び第6条第2項の改正規定は，令和3年8月1日から適用する。
別表
戸籍電算システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
名称 | 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバー | 保護管理者 | ・高いセキュリティ機能を持つマシン室及び施錠のかかる本庁舎内サーバ室に設置 ・保管庫の鍵の管理 | 正サーバ及び副サーバは，高いセキュリティ機能を持つ福島情報処理センター内マシン室に設置，市町村専用装置は，施錠のかかる本庁舎内サーバ室に設置し，保護管理者が管理する。サーバーは，保護管理者の任命した取扱職員が起動させる。 |
戸籍用端末装置 (クライアント) | 保護管理者 | ・パスワードによる起動 ・システム使用状況リスト | クライアントは，保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し，起動させる。 システム使用状況リストを定期的に印字し，そのリストを施錠ができる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠ができる保管庫 | バックアップ記録リストを定期的に印字し，そのリストを施錠ができる保管庫で管理する。 |
戸籍総合システムのプログラム | 保護管理者 | ・複写および変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。 |